L'emplacement des affichages obligatoires constitue un élément essentiel de la conformité légale. Un affichage mal positionné expose l'employeur aux mêmes sanctions qu'une absence totale d'affichage.
L'obligation d'accessibilité et de visibilité
Le Code du travail impose que les affichages obligatoires soient facilement accessibles et visibles par l'ensemble des salariés. Cette règle signifie que les documents ne peuvent être placés dans des espaces restreints ou réservés à certains employés uniquement.
Un affichage dissimulé dans un bureau fermé, un classeur ou un local technique ne remplit pas les conditions légales. L'inspecteur du travail considère ces affichages comme inexistants.
Les emplacements recommandés
Plusieurs lieux de l'entreprise permettent de respecter les obligations d'affichage :
- Les vestiaires : espaces de passage quotidien pour la majorité des salariés
- La salle de pause ou le réfectoire : lieux où les employés disposent de temps pour consulter les informations
- L'entrée des locaux : point de passage obligé garantissant une visibilité maximale
- Les couloirs principaux : zones de circulation à condition qu'elles permettent la consultation sans gêner le passage
Ces emplacements assurent que chaque salarié peut prendre connaissance des informations affichées sans contrainte particulière.
Les lieux non conformes
Certains emplacements ne répondent pas aux exigences légales :
- Les bureaux fermés, y compris celui du responsable RH
- Les locaux techniques (chaufferie, archives, local informatique)
- Les zones dangereuses ou encombrées
- Les espaces sanitaires
- Les emplacements nécessitant une manipulation pour être consultés
Le cas particulier de l'affichage anti-discrimination
L'affichage relatif à la non-discrimination obéit à une règle spécifique. Il doit être positionné sur la porte ou à proximité immédiate du bureau où se déroulent les entretiens d'embauche.
Cette disposition permet aux candidats de prendre connaissance de leurs droits avant l'entretien. Si plusieurs bureaux sont utilisés pour les recrutements, chaque porte doit être équipée de cet affichage. L'obligation s'applique quel que soit le service conduisant l'entretien.
Les entreprises multi-sites
Chaque établissement, site ou succursale doit disposer de son propre jeu d'affichages obligatoires. Un affichage unique au siège social ne suffit pas.
Les informations à afficher localement incluent :
- Les coordonnées de l'inspection du travail compétente pour le secteur
- Les informations sur le médecin du travail local
- L'ensemble des autres affichages réglementaires
Cette règle concerne tous les établissements, quelle que soit leur taille.
Les solutions pour le télétravail
Le développement du télétravail nécessite des adaptations pour garantir l'accès aux informations obligatoires. Les employeurs peuvent recourir à plusieurs solutions :
- Création d'une rubrique dédiée sur l'intranet d'entreprise
- Mise à disposition sur les plateformes collaboratives (Teams, Slack)
- Transmission par email avec accusé de réception
- Espace documentaire partagé (Google Drive, SharePoint)
Ces solutions numériques complètent mais ne remplacent pas l'obligation d'affichage physique dans les locaux pour les salariés présents sur site.
Les bonnes pratiques d'installation
Utiliser un support dédié
Un panneau d'affichage professionnel, idéalement avec vitrine de protection, facilite la consultation et maintient les documents en bon état. Ce support doit être installé à hauteur de vue.
Maintenir un emplacement fixe
L'affichage doit toujours se trouver au même endroit. Les nouveaux salariés sont informés de cet emplacement lors de leur intégration.
Assurer la lisibilité
Les documents affichés doivent rester propres, lisibles et actualisés. L'emplacement choisi doit bénéficier d'un éclairage suffisant pour permettre une lecture confortable.
Les sanctions applicables
Un affichage mal placé entraîne une amende pouvant atteindre 750 euros par document manquant ou non conforme. Lors d'un contrôle, l'inspection du travail vérifie systématiquement l'accessibilité et la visibilité des affichages.
Les points de vigilance
L'employeur doit veiller à ce que les affichages restent conformes dans la durée. Les modifications réglementaires, les changements de coordonnées des institutions ou les évolutions de l'organisation interne nécessitent une mise à jour régulière des documents affichés.
Pour les entreprises ayant plusieurs catégories de personnel (production, administratif, commercial), il peut être nécessaire de multiplier les points d'affichage pour garantir que chaque salarié ait accès aux informations.
Les packs d'affichages professionnels proposent généralement des documents aux formats standardisés et incluent des recommandations d'installation adaptées aux différentes configurations d'entreprise.
